Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Econia Oy:n Kansallisen tietosuojalain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 17.5.2018.
Viimeisin muutos 16.1.2023. Päivitetty 14.3.2023.

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Econia Oy
Y-tunnus: 1054184-7
Postiosoite: Peltotie 20, 28400 ULVILA
Puhelin: 02 6305 300

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Nimi: Katri Randell
Postiosoite: Peltotie 20, 28400 ULVILA
Puhelin: 044 982 8697
Sähköposti: tietosuoja@econia.com

3. Rekisterin nimi

Econia Oy:n markkinointi- ja henkilörekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

– henkilön suostumus
– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
– rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Econia Oy:n ja Administer konsernin tuotteiden, palveluiden ja tapahtumien suoramarkkinointiin.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), organisaation toimiala, henkilön luovuttamat muut tiedot, tieto uutiskirjeen tilaamisesta, tieto uutiskirjeen perumisesta, henkilötietojen tietolähde, tietojen tallennusajankohta.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan sekä julkisista lähteistä, kuten rekisteröidyn edustaman yrityksen verkkosivustoilta, lehdistötiedotteista, nimitysuutisista ja LinkedIn -palvelusta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Econia voi siirtää henkilötietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle käyttäessään ulkopuolisia palveluntarjoajia tietojen säilytyksessä osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tietojen siirrot toteutetaan tällöin turvallisesti tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Econia huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai muita vastaavia suojamekanismeja.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).