Die Aufsicht über entsandte Arbeitnehmer und der Mindestarbeitsbedingungen sind in EU-Richtlinien und in den finnischen Gesetzen geregelt. Auf entsendete Arbeitnehmer sind weitgehende die gleichen Mindestarbeitsbedingungen anzuwenden, wie auf entsprechende finnische Arbeitnehmer. Wird auf den Arbeitsvertrag eines entsandten Arbeitnehmers das Recht eines fremden Landes angewendet, so findet das finnische Recht insoweit Anwendung, als es für den Arbeitnehmer günstiger ist. Die Umsetzung der Mindestarbeitsbedingungen wird von der Arbeitsschutzbehörde überwacht.
Nach den am 18.6.2016 in Kraft tretenden Bestimmungen, muss das entsendende Unternehmen für die nach Finnland entsandten Arbeitnehmern einen offiziellen Vertreter benennen, sofern die Arbeit des entsandten Arbeitnehmers mehr als 10 Tage dauert (Entsendung von Arbeitnehmern). Der Vertreter muss spätestens bei Arbeitsbeginn benannt sein.
Der Auftraggeber und der Auftragnehmer müssten bei Vertragsschluss oder durch andere verfügbare Mittel dafür Sorge zu tragen, dass das entsendende Unternehmen einen Vertreter in Finnland bestimmt hat. Zuerst wird dafür gesorgt, dass ein lokaler Vertreter vorhanden ist und danach werden erst die Registerpflichten gegenüber Steuerbehörden und anderen Instanzen geprüft. Eine Überprüfung ist mit Sicherheit zu erwarten.
Der Vertreter für entsandte Arbeitnehmer muss in Finnland seinen ständigen Geschäftssitz haben. Die Aufgabe des Repräsentanten ist, als Vertreter für das ausländische Unternehmen gegenüber Behörden aufzutreten und die gesetzlich vorgesehenen Unterlagen über die entsandten Arbeitnehmer und deren Arbeitgeber zu führen. Der Vertreter soll auch befähigt sein, für das entsendende Unternehmen Klagen und Zustellungen anderer behördlicher Dokumente entgegenzunehmen.
Daher ist das Buchhaltungsbüro vor Ort, welches Unternehmen registriert, sich um die Buchhaltung und die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung des Unternehmens kümmert sowie in der Lage ist, flexibel auch andere Aufgaben zu übernehmen, der ideale Vertreter. Das örtliche Geschäftsumfeld, sowie die Art der Betriebs- und Geschäftsbesorgung müssen beherrscht werden können. Neben den Eigenarten der Steuer- und Arbeitsschutzverwaltung muss man sich unter anderem auch mit der Praxis der Kranken- und Sozialversicherungsanstalt (Kela), der Versicherungen und insbesondere auch Zulieferern auskennen. Das Buchhaltungs- und Finanzbüro kennt sich am besten mit den Pflichten eines Vertreters für entsandte Arbeitnehmer aus und befolgt diese.
Der lokale Vertreter muss die schriftlichen Unterlagen, welche den entsandten Arbeitnehmer betreffen, in Besitz haben. Diese Unterlagen sind die Arbeitnehmerdaten, die Informationen über den anzuwendenden Tarifvertrag, Kopien der Aufenthalt- und Arbeitsgenehmigungen, Stundenlisten, Arbeitsverträge und die Unterlagen bezüglich der Gehaltsauszahlung.
Nach den am 1.9.2017 in Kraft tretenden Bestimmungen, mussen die international operierende Unternehmen auch eine Notifikation über entsendete Arbeitnehmer an Arbeitsschutzverwaltung geben. Diese Notifikation kann der Vertreter am besten machen.
