Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Econia Oy:n Kansallisen tietosuojalain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 17.5.2018. Viimeisin muutos 16.1.2023.
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Econia Oy
Y-tunnus: 1054184-7
Postiosoite: Peltotie 20, 28400 ULVILA
Puhelin: 02 6305 300
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Nimi: Katri Randell
Postiosoite: Peltotie 20, 28400 ULVILA
Puhelin: 044 982 8697
Sähköposti: katri.randell@econia.com
3. Rekisterin nimi
Econia Henkilöstöpalveluiden rekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
- henkilön suostumus
- sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde).
Työnhakija- ja työntekijäasiakkaiden henkilötietoja sisältävä rekisteri mahdollistaa yrityksen liiketoimintaan kuuluvien henkilöstöalan palveluiden tuottamisen sekä työnantajan lakisääteisten velvoitteiden toteuttamisen. Tietoja, jotka eivät näihin tarkoituksiin ole tarpeen, ei pyydetä eikä tallenneta.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat kaikki ne tiedot, jotka ovat tarpeen työlainsäädännön työnantajalle asettamien velvoitteiden toteuttamiseksi. Tällaisia tietoja ovat myös henkilötunnus, pankkiyhteys, työsuhdetiedot, tiedot palkkauksesta ja muista eduista, verotus- ja muut pidätystiedot, työaika- ja vuosilomatiedot. Työterveyshuoltoon liittyviä tietoja keräämme työntekijältä itseltään tai hänen kirjallisella suostumuksellaan. Tiedot ovat tarpeellisia sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien terveydentilaan liittyvien etuuksien selvittämiseksi taikka sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy, taikka jos työntekijä nimenomaisesti haluaa selvitettävän työkykyisyyttään terveydentilaa koskevien tietojen perusteella.
Työnantajana keräämme poissaoloihin liittyviä tietoja, kuten sairauspoissaolot, muut luvalliset tai luvattomat poissaolot, loma-aika, vanhempainvapaat tai muut erikseen sovitut tai työehtosopimuksissa olevat vapaat tai poissaolot.
Työsuhteen päätyttyä tallennamme työsuhteen päättymissyyt, työtodistus ja palkkatodistustiedot sekä eläkkeelle jäämiseen liittyvät tiedot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan hakijoiden itse täyttämistä tiedoista, kuten työpaikkahakemuksista ja täytetyistä lomakkeista, sähköpostitse lähetetyistä viesteistä, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, tapaamisista ja muista tilanteista, joissa työn hakija luovuttaa tietojaan.
Lisäksi tietoja työtekijöistä kerätään tuntijärjestelmistä, palkanmaksujärjestelmistä, työterveyshuollon tilastoista, vakuutustilastoista sekä työntekijän itse luovuttamista muista tiedoista.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille, vaan ovat Econia Oy:n ja Administer konsernin sisäiseen käyttöön. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Työntekijäasiakkaista tallennettuja henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamalla tavalla viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten verottajalle, työterveyshuollolle eläkevakuutusyhtiöille ja tapaturmavakuutusyhtiölle.
Lisäksi henkilötietoja luovutetaan Econian talous- ja palkkahallinnolle palkanlaskennan, laskutuksen ja kirjanpidon tuottamiseksi. Työnhakijatietoja voidaan luovuttaa asiakasyritykselle työntekijän omalla, erillisellä ja kirjallisella suostumuksella esimerkiksi pääluottamusmiehille tai yritysasiakkaan erilaisia tilastointeja, työsuojelutarkastuksia tai muita lain edellyttämiä viranomaistarkastuksia varten.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot ovat kerätty. Tietojen säilytyksen tarpeellisuutta arvioidaan jokaisen tiedon kohdalla kahden vuoden välein.
Tietoja, jotka ovat laissa säädetty säilytettäväksi pidemmäksi aikaa, säilytetään ainakin laissa säädetyn minimiajan verran. Tietojen säilytyksen tarpeellisuutta arvioidaan rekisterinpitäjän sisäisten käytännesääntöjen mukaan.
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
