Potwell
Mitä?
Käytössä Econian tilitoimistopalvelut ja konserniyhtiöltä EmCeltä Business Central -toiminnanohjausjärjestelmä.
Miksi?
Kasvaneen yrityksen taloushallinto ei enää voinut nojata yhden ihmisen varaan, ja Econian taloushallinnon tiimi tuo toimintaan varmuutta ja jatkuvuutta.
Potwell keskitti Business Central -kumppanuuden ja taloushallinnon saman katon alle
Potwell ulkoisti taloushallintonsa Econialle ja valitsi EmCen Microsoft Dynamics 365 Business Central -kumppanikseen. Yhteistyömalli tuo taloushallintoon jatkuvuutta ja vähentää Potwellin omaa koordinointityötä.
Econia vastaa Potwellin ulkoistetun taloushallinnon palveluista. EmCe puolestaan vastaa yrityksen Business Central -ympäristön ylläpidosta ja kehittämisestä. Econian talousasiantuntijat ja EmCen Business Central -asiantuntijat voivat käsitellä taloushallinnon ja järjestelmän rajapintaan liittyviä kysymyksiä suoraan keskenään.
Potwell on Suomen suurin peruna-alan myynti-, hankinta- ja kehitysyhtiö, joka toimii aktiivisena kumppanina koko arvoketjussa tuottajista ja pakkaamoista kauppaan, food serviceen ja teollisuuteen asti. Vuonna 2002 perustettu yritys yhdistää kotimaisen alkutuotannon, sujuvat toimitusketjut ja tiedolla johtamisen varmistaakseen tuotteiden tasaisen laadun ja saatavuuden ympäri vuoden.
Kun Potwell päätti uudistaa kumppanuuksiaan, Business Central -kumppaniksi valikoitui EmCe ja ulkoistetun taloushallinnon kumppaniksi Econia. Molemmat kuuluvat Administer Groupiin.
Kasvu lisäsi vaatimuksia kumppaneille
Potwellin liiketoiminnan kasvaessa myös vaatimukset taloushallinnon kumppanille kasvoivat. Yritys tarvitsi rinnalleen toimijan, jolla on riittävästi osaamista ja resursseja taloushallinnon jatkuvuuden varmistamiseen.
Potwellille oli tärkeää, etteivät taloushallinnon sovitut tehtävät ole vain yhden henkilön varassa. Taloushallinnon rutiinien ja määräaikojen tulee toteutua sovitusti myös poissaolotilanteissa ilman, että vastuu niiden hoitamisesta siirtyy takaisin asiakkaalle.
”Meille on tärkeää, että kumppanilla on riittävästi osaamista ja resursseja eikä toiminta ole yhden henkilön varassa, Potwellin toimitusjohtaja Tero Oinonen kertoo. ”
Samat vaatimukset koskivat Potwellin järjestelmäkumppanuutta. Microsoft Dynamics 365 Business Central oli ollut yrityksellä käytössä jo pitkään, joten itse ERP- eli toiminnanohjausjärjestelmää ei ollut tarpeen vaihtaa.
Sen sijaan Potwell etsi Business Central -kumppania, jolla on tarvittava osaaminen ja riittävät resurssit järjestelmäympäristön ylläpitoon ja kehittämiseen.
"Yrityksen kasvaessa myös vaatimukset järjestelmälle ja kumppanille ovat kasvaneet. Halusimme rinnallemme ammattimaisen kumppanin, jonka kanssa voimme luottaa siihen, että järjestelmä toimii ja kehittyy tarpeidemme mukana, Tero kertoo. "
Nimetty talousasiantuntija tuntee Potwellin arjen
Potwellin taloushallinnon siirtyminen Econialle toteutettiin sujuvasti yhteistyössä asiakkaan kanssa. Potwellille nimetty talousasiantuntija sai tarvittavat käyttöoikeudet yrityksen Business Central -ympäristöön ja perehtyi Potwellin toimintatapoihin sekä taloushallinnon prosesseihin.
Nimetty talousasiantuntija tuntee yrityksen toiminnan ja vastaa päivittäisestä yhteistyöstä. Tiivis yhteydenpito tukee asioiden sujuvaa hoitamista ja auttaa ratkaisemaan esille tulevia kysymyksiä nopeasti.
Yhteistyössä Potwellille ovat olleet tärkeitä talousasiantuntijan ammattitaito, asiakkaan toiminnan tunteminen ja toimiva vuorovaikutus.
"Yhteistyö on sujunut todella hyvin. Oma talousasiantuntijamme on ammattilainen, ja henkilökemiat ovat toimineet alusta asti. Olemme hänen kanssaan yhteydessä lähes päivittäin, Tero kertoo. "
Henkilökohtainen palvelu ei kuitenkaan tarkoita sitä, että palvelu olisi vain yhden henkilön varassa. Nimetyn talousasiantuntijan tukena toimii Econian asiantuntijatiimi, joka auttaa varmistamaan palvelun jatkuvuuden myös poissaolotilanteissa.
"Meille on tärkeää, että oman talousasiantuntijamme tukena on tiimi. Silloin tiedämme, etteivät asiat ole yhden henkilön varassa ja sovitut tehtävät hoituvat myös poissaolotilanteissa."
Potwellin kokemuksen mukaan yhteistyö on vastannut taloushallinnon kumppanin vaihtamiselle asetettuihin tavoitteisiin.
"Asiat on tehty niin kuin on sovittu ja kokonaisuus toimii. Se on meille lopulta tärkeintä, Tero kiteyttää. "
Business Central -ympäristö kehittyy liiketoiminnan mukana
Microsoft Dynamics 365 Business Central tukee Potwellin liiketoiminnan keskeisiä tilaus-, toimitus- ja laskutusprosesseja. Volyymikaupassa järjestelmän toimintavarmuudella on suuri merkitys.
Business Central -kumppanin vaihdon yhteydessä EmCe otti Potwellin olemassa olevan järjestelmäympäristön haltuunsa. EmCe vastaa ympäristön ylläpidosta ja kehittämisestä.
Tavoitteena on hyödyntää Business Centralin vakio-ominaisuuksia mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti ja kehittää järjestelmäympäristöä Potwellin liiketoiminnan tarpeiden mukana.
Mahdolliset järjestelmähäiriöt voivat vaikuttaa tilausten, toimitusten ja laskujen käsittelyyn sekä viedä aikaa yrityksen omalta henkilöstöltä. Toimiva järjestelmäympäristö tukee siksi sekä päivittäistä työtä että asiakaspalvelun jatkuvuutta.
Taloushallintoa ja Business Centralia kehitetään yhdessä
Econian talousasiantuntijat työskentelevät Potwellin Business Central -ympäristössä osana taloushallinnon päivittäistä hoitamista. Näin taloushallinnon käytännön näkökulma voidaan huomioida myös järjestelmäympäristön kehittämisessä.
Talousasiantuntija voi päivittäisessä työssään tunnistaa prosesseja, jotka aiheuttavat tarpeetonta manuaalista työtä tai joita olisi mahdollista sujuvoittaa Business Centralin avulla. Järjestelmään liittyviä kehitystarpeita voidaan käsitellä suoraan EmCen Business Central -asiantuntijoiden kanssa.
Potwellin Business Central -ympäristössä on yhteistyön aikana automatisoitu aikaisemmin käsin tehtyjä työvaiheita. Päivittäiseen osto-, myynti- ja toimitusketjuun liittyviä kirjaustoimenpiteitä on koottu automaattisesti suoritettavaan työjonoon.
Myös EDI-tilausten virhetilanteiden käsittelyä on kehitetty. Tavoitteena on vähentää manuaalista seurantaa ja korjaustyötä sekä tukea tilausten sujuvaa käsittelyä.
Potwellin ei tarvitse toimia tiedonvälittäjänä
Aikaisemmin Potwell joutui toisinaan välittämään tietoa taloushallinnon kumppanin ja järjestelmäkumppanin välillä. Jos taloushallinnon prosessi edellytti muutosta järjestelmään tai järjestelmään liittyvä kysymys vaikutti taloushallintoon, Potwellin tehtäväksi jäi varmistaa tiedonkulku osapuolten välillä.
Tämä edellytti asiakkaalta ymmärrystä sekä taloushallinnon prosessista että järjestelmään liittyvästä tarpeesta.
Nyt Econian talousasiantuntijat ja EmCen Business Central -asiantuntijat voivat selvittää taloushallinnon ja järjestelmän rajapintaan liittyviä kysymyksiä suoraan keskenään. Potwell osallistuu liiketoimintaa koskeviin päätöksiin ja linjauksiin, mutta sen ei tarvitse toimia asiantuntijoiden välisenä tiedonvälittäjänä.
Suora yhteistyö vähentää Potwellin omaa koordinointityötä. Samalla taloushallinnon prosesseja ja Business Central -ympäristöä voidaan tarkastella ja kehittää toisiaan tukevana kokonaisuutena.
Selkeä vastuunjako helpottaa Potwellin arkea
Potwellin palvelukokonaisuudessa vastuut ovat selkeät. Econia vastaa ulkoistetun taloushallinnon palveluista, ja EmCe vastaa Business Central -ympäristön ylläpidosta ja kehittämisestä.
Potwellille yhteistyön arvo syntyy siitä, että nimetyn talousasiantuntijan tukena on Econian asiantuntijatiimi ja taloushallinnon sekä Business Centralin asiantuntijat tekevät tarvittaessa yhteistyötä.
Potwellin ei tarvitse käyttää omaa aikaansa kahden erillisen asiantuntijakokonaisuuden yhteensovittamiseen. Tieto kulkee suoraan oikeille henkilöille, ja taloushallinnon sekä järjestelmän kehitystarpeita voidaan ratkaista koordinoidusti.
Potwellin kokemuksessa korostuvat asiantuntijoiden osaaminen, toimiva yhteistyö ja sovituista asioista kiinni pitäminen.
"Kun tavaraa liikkuu järjestelmän kautta jatkuvasti, toimintakatkoksilla voi olla suuri merkitys. Pahimmillaan toimitusongelma voi vaikuttaa myös asiakassuhteeseen, Tero toteaa."
Taloushallinto Business Central -ympäristössä
Econia voi hoitaa yrityksen ulkoistettua taloushallintoa Microsoft Dynamics 365 Business Central -ympäristössä. Talousasiantuntijamme työskentelevät järjestelmässä osana yrityksen taloushallinnon päivittäistä hoitamista.
Näin taloushallinnon käytännön työ, prosessit ja kehitystarpeet voidaan huomioida myös Business Central -ympäristön käytössä ja kehittämisessä.
Jos yrityksesi haluaa kartoittaa Business Central -ympäristönsä ja taloushallinnon prosessiensa kehittämistä, kokonaisuutta voidaan tarkastella yhdessä EmCen Business Central -asiantuntijoiden kanssa. Tavoitteena on löytää yrityksen liiketoimintaa ja taloushallintoa parhaiten tukeva toimintamalli.
Ota yhteyttä, niin keskustellaan yrityksesi taloushallinnon ja Business Central -ympäristön tarpeista.
Econia ja EmCe ovat osa Administer-konsernia.
Haluatko lukea lisää asiakastarinoitamme?
Meillä on yli 1000 asiakasyritystä kansainvälisistä konserneista toiminimiin.