Kun jatkuvuus ei ole dokumentti vaan tapa toimia

14.6.2024. Aamukahvi jäähtyy pöydällä. Toimisto on oudon hiljainen. Sitten puhelin piippaa: palkanlaskija on sairastunut. Juuri tänään, kun satojen palkkojen pitäisi lähteä maksuun. Talousjohtaja kirjoittaa muistikirjaansa rivin, joka voisi olla huumoria, mutta ei ole: Plan B? Ei vielä olemassa. 

Kriisit harvoin saapuvat myrskyn lailla. Ne enemmänkin hiipivät huomaamatta osaksi arkea, keskelle rutiineja. Ja juuri silloin paljastuu, kuinka moni kriittinen toiminto nojaa yhden henkilön asiantuntemukseen. 

Tämä ei ole yksittäinen tapaus, vaan ilmiö, joka koskee lähes jokaista organisaatiota, riippumatta sen koosta tai toimialasta. Jatkuvuuden hallinta ei ole enää vain järjestelmä- tai henkilöstöstrategian kysymys. Se on ennen kaikkea kulttuurinen haaste: miten luodaan organisaatio, joka pysyy liikkeessä, vaikka jokin yksittäinen osa hetkellisesti katoaisi? 

Kun kaikki sujuu, työtä ei tule kyseenalaistettua   

Useimmat yritykset rakentavat arkeaan onnistumisten varaan. Kun järjestelmät toimivat saumattomasti, ohjelmistot pyörivät, palkat lähtevät ajallaan ja asiakaskokemus säilyy tasaisena, ei ole luonnollista tarvetta pysähtyä tarkastelemaan toimintaa kriittisesti. “Jos se ei ole rikki, älä korjaa sitä” -ajatusmalli on syvälle juurtunut työelämään.   

Juuri tässä helppoudessa piilee kuitenkin merkittävä riski. Toimiva järjestelmä voi hajota, ellei sitä aktiivisesti ja tietoisesti ylläpidetä. Kuinka hyvin organisaatiolla on käsitys omista kriittisistä kohdista? Kuinka monta avainhenkilöä toiminnan sujuvuus todella vaatii? Onko dokumentaatio kunnossa, ja mikä tärkeämpää, onko sitä koskaan testattu käytännössä?   

Econian myyntijohtaja Janne Vainikkala kiteyttää tilanteen osuvasti: “Asiantuntija on yksilö, mutta kriittinen resurssi on kokonaisuus.” Yrityksissä puhutaan usein yksilöistä – osaajista ja huipputekijöistä – mutta harvemmin niistä rakenteista, jotka varmistavat, että työ jatkuu sujuvasti, vaikka yksi avainhenkilö olisi poissa.   

Kyse ei ole vain varahenkilöistä. Olennaista on, kuinka hyvin osaaminen on näkyvillä ja hyödynnettävissä. Kun tieto on vain yksittäisen ihmisen muistissa, kalenterissa tai koneella, se ei ole todellisuudessa organisaation käytössä – se on piilossa.

Dokumentointi on enemmän kuin prosessikuvaus

Susa Nikula, LähiTapiolan ihmisistä ja kulttuurista vastaava johtaja, korostaa, että dokumentoinnin tärkeyttä ei voi liikaa painottaa. Kyse ei kuitenkaan ole vain manuaaleista tai ohjeistuksista. "Pelkkä tikettiboksi ei aina riitä. Tarvitaan konkreettinen ja selkeä toimintasuunnitelma, johon voi tarttua heti päästäkseen kokonaisuuteen kiinni. Kun kriittinen tilanne iskee, aikaa ei ole hukattavaksi miettimällä, mitä tehdä seuraavaksi."   

Dokumentointi mielletään usein lähinnä prosessien sujuvoittamisen tai perehdytyksen apuvälineeksi. Todellisuudessa se on kuitenkin paljon enemmän, turvallisuuden perusta. Hyvin toteutettu dokumentointi varmistaa, ettei kukaan jää yksin ylitsepääsemättömän vastuun kanssa. Se on luottamuksen muoto, jaettu ymmärrys siitä, mitä tapahtuu missäkin vaiheessa ja kuka voi ottaa vastuun tarvittaessa. 

Ulkopuoliset kumppanit – ratkaiseva osa jatkuvuutta 

Kaikilla organisaatioilla ei ole mahdollisuutta ylläpitää laajoja sisäisiä varahenkilöjärjestelmiä. Tällöin jatkuvuuden turvaaminen edellyttää erilaista lähestymistapaa ja vahvaa kumppanuutta. Vainikkala tiivistää asian kokemuksesta: “Yksinyrittäjällä ei ole ketään reservissä. Siksi kumppanit ovat ratkaiseva osa jatkuvuuden varmistamista. Mutta yhteistyö ei toimi, jos kumppani ei tunne työkalujasi, prosessejasi tai asiakkaitasi.” 

Juuri näihin tarpeisiin asiantuntijavuokraus ja projektipohjainen asiantuntijatyö ovat nousseet tärkeään rooliin. Kun oikea osaaja löytyy, hän pystyy tarttumaan tehtäviin nopeasti, edellyttäen kuitenkin, että valmistelevaa työtä on jo tehty. Melko harvalla asiantuntijalla on niin kova ammattitaito, että voi hypätä täysin kylmään veteen ilman perustietoja.  

Kyse ei ole pelkästä resurssin ostamisesta. Kyse on sellaisen kumppanuuden rakentamisesta, jossa syntyy yhteinen ymmärrys. Toimivassa kumppanuudessa toimittajan rooli ei rajoitu ainoastaan kriisitilanteisiin, vaan kumppanit tekevät arjen toiminnan suunnittelua yhdessä, ennakoiden.  

Nikula painottaa tätä näkökulmaa: “Lyhytnäköinen ajattelu voi olla kohtalokasta. Jos kriittinen osaaminen on ulkoistettu huolella luotettavalle kumppanille, sillä voi olla ratkaiseva merkitys yrityksen toiminnan jatkuvuudelle. Se on investointi, joka kannattaa tehdä.” 

Kun virhe tapahtuu, ratkaisevaa on tapa, jolla siihen vastataan 

Eräässä keskustelussa nousi esiin konkreettinen esimerkki: palkat oli kyllä laskettu, mutta niiden lähettäminen unohtui. Hetkeä ennen deadlinea virhe huomattiin ja korjattiin kiireesti pankissa, rivi riviltä manuaalisesti. Aamulla työntekijöille lähetettiin viesti: näin kävi, pahoittelemme viivettä, tilanne on korjattu. 

Vainikkala kertoo tästä tilanteesta avoimesti, ilman häpeää tai puolustelua. Hän painottaa, että rehellinen ja nopea viestintä on avainasemassa: “Jos viesti on rehellinen, ajoissa lähetetty ja selkeä, se ei jää hiertämään. Päin vastoin, se voi jopa vahvistaa luottamusta.” 

Tämä ajatus jää mieleen. Kriisi ei ole se, että jokin menee pieleen. Kriisi syntyy siitä, jos virhettä ei kohdata oikein. Oikea tapa kohdata ei tarkoita täydellisyyttä, vaan avoimuutta, vastuunottoa ja toimintavalmiutta. 

Moni mieltää jatkuvuudenhallinnan staattisena suunnitelmana tai laatikkomallina, joka otetaan käyttöön kriisin hetkellä. Todellisuudessa jatkuvuus on jatkuvaa liikettä. Se tarkoittaa työpaikan sisäistä dynamiikkaa, jossa osaamista jaetaan ja kehitetään. Se on perehdytys, joka ei jää pelkäksi dokumentiksi, vaan elää arjen tekemisessä. Se on kumppanuutta, joka on läsnä koko ajan, ei vain silloin, kun kriisi iskee. 

Jatkuvuus elää hiljaisessa kysymyksessä, joka koskee jokaista roolia: Jos minä en tee tätä huomenna, kuka voi? Kun tähän kysymykseen löytyy vastaus, jatkuvuus ei ole teoriaa, vaan käytäntöä. 

Lopulta kyse ei ole vain järjestelmistä, vaan ihmisistä. Heidän osaamisestaan, halustaan jakaa tietoa ja kyvystään reagoida. Kyse on yhteistyöstä ja yhteisestä sopimuksesta siitä, että työ ei saa pysähtyä yhden ihmisen poissaolon vuoksi. Jatkuvuus on lupaus, joka täytetään joka päivä. Ei pelkästään hätätilanteessa, vaan ihan tavallisena torstaiaamuna, kun kaikki toimii kuten pitää. 

Tämä artikkeli on saanut inspiraationsa keskustelusta Samalla matkalla – matkapäiväkirja bisneksestä -podcastista. 

Vieraina: Susa Nikula (LähiTapiola) ja Janne Vainikkala (Econia) 

Juontaja: Markus Backlund 

Kuuntele jakso Spotifyssa tai YouTubessa.