Hallinnolliset isännöinnin tehtävät
Taloyhtiön hallinnon tarkoituksena on huolehtia yhdessä taloyhtiön päättävien elimien kanssa tarvittavien päätösten tekemisestä sekä päätösten toteuttamisesta.
Taloyhtiön strategian laadinta
Taloyhtiön tulevaisuutta suunnitellaan strategian avulla. Se on oikeastaan toimintasuunnitelma, jossa nykytilakartoituksen kautta määritellään asumisen, omistamisen ja ylläpidon tavoitteet sekä toimenpiteet niiden saavuttamiseksi. Nykytilaa ja toiveita tulevaisuuden suhteen voidaan kartoittaa esimerkiksi osakaskyselyllä.
Isännöinti laatii taloyhtiön strategian yhteistyössä hallituksen kanssa ja se käsitellään ja hyväksytään yhtiökokouksessa.
Hallituksen kokoukset ja yhtiökokous
Isännöinti valmistelee hallituksen ja yhtiökokousten asiat sekä järjestää kokousten käytännön asiat. Isännöinti osallistuu kaikkiin kokouksiin ja toimii yleensä kokousten sihteerinä ja laatii pöytäkirjat. Isännöinnin tehtäviin kuuluu myös tiedottaa osakkaita kokousten päättämistä asioista. Isännöinti huolehtii myös kokousten päätösten toimeenpanosta.
Kilpailutukset ja sopimukset
Isännöinti kilpailuttaa ja solmii kiinteistön erilaiset sopimukset ja valvoo niiden toteutumista. Sopimusehdot, voimassaoloajat, vakuudet ym. tarkistetaan säännönmukaisesti.
Isännöinti osallistuu tarvittaessa myös taloyhtiön riita- ja sovintoneuvotteluihin. Riitojen hoitamisessa voidaan käyttää myös ulkopuolista asiantuntijaa.
Taloyhtiön vakuutukset ja turvallisuus
Isännöinti valvoo kiinteistöön kohdistuvan turvallisuuteen, terveyteen ja järjestykseen liittyvän lainsäädännön, viranomaismääräysten ja muiden säännösten noudattamista ja tiedottaa mahdollisista säädösmuutoksista. Samoin se huolehtii lukitusjärjestelmien ajanmukaisuudesta sekä avainten säilytyksestä, käytöstä ja luovutuksista. Isännöinti valvoo myös, että kiinteistö täyttää palo- ja pelastusmääräysten vaatimukset ja että pelastussuunnitelma on ajantasainen.
Isännöinti huolehtii tarvittavin vakuutuksin kaikista kiinteistöön kohdistuvista riskeistä. Isännöinti ilmoittaa vakuutusyhtiölle vakuutetussa kohteessa tapahtuneista muutoksista ja tekee vahinkoilmoitukset. Isännöinti huolehtii myös hallituksen varoitusten, huomautusten ja muiden vastaavien ilmoitusten tiedoksiannosta asianomaisille sekä niihin liittyvistä toimenpiteistä.
Isännöinti hoitaa kiinteistön työsuhdeasiat
Isännöinti huolehtii työpaikkailmoituksista hallituksen kanssa sovitulla tavalla ja solmii taloyhtiön puolesta suorat työsuhteet. Hallitus päättää esimerkiksi talonmiehen valinnasta. Isännöinti tekee työsopimuksen, huolehtii perehdytyksestä ja mahdollisesti tarvittavasta koulutuksesta sekä järjestää työterveyshuollon palvelut työntekijälle.
Isännöinti johtaa ja valvoo työntekijälle kuuluvia tehtäviä ja määrää, mitä, miten ja milloin tehdään sekä järjestää tarvittaessa sijaisen mm. lomien ajaksi. Isännöinti toimii työnantajan edustajana työsuhteeseen liittyvissä riitatilanteissa ja neuvottelee työntekijän kanssa.
Taloyhtiön ilmoitukset ja asiakirjojen hallinta
Isännöinti
- hoitaa lakisääteiset ilmoitukset sekä muut taloyhtiön ilmoitukset, kuten hallituksen jäsenten tiedot kaupparekisteriin. Isännöinti hoitaa myös erilaisten korjaus- ja kunnossapitohankkeiden urakoiden tietojen ja työntekijöiden ilmoittamisesta Verohallinnolle.
- arkistoi taloyhtiön asiakirjat, kuten kokousten pöytäkirjat liitteineen ja kirjanpitoaineiston sekä ylläpitää osakasluetteloa. Isännöinti kirjoittaa osakkeenomistajille tai esim. kiinteistönvälittäjälle isännöitsijäntodistukset ja laatii tarvittaessa rasitesopimukset.
- ilmoittaa osakkeenomistajille ja hallitukselle lunastukseen oikeutetuille lunastusmahdollisuudesta sekä hoitaa lunastusmenettelyyn kuuluvat tehtävät.
- vastaa taloyhtiön vuokratilojen, autopaikkojen ja varastotilojen ym. asianmukaisesta vuokrauksesta.
- huolehtii, että taloyhtiöllä riittävästi panttikirjoja taloyhtiön lainojen vakuudeksi ja hoitaa kiinnitysten hakemisen.
- seuraa yleensä myös kaavoitukseen liittyviä ja taloyhtiön asuin- ja toimintaympäristöön olennaisesti vaikuttavia ilmoituksia ja uutisia.
