Isännöinnin vuosi

Taloyhtiön hallitus valmistelee isännöitsijän kanssa seuraavat asiat tulevaa yhtiökokousta varten:

• Tilinpäätös ja toimintakertomus
• Talousarvio
• Kunnossapitotarveselvitys
• Selvitys tehdyistä kunnossapito- ja muutostöistä
• Edellisen kauden vastikejälkilaskelmat
• Tilikauden korjaushankkeiden tarjousten käsittely

Tammikuussa seurataan katon lumikuormaa ja jääpuikkojen muodostumista sekä tilataan tarvittaessa lumenpudotustöitä. Kiinteistön huonelämpötilojen tasaisuus, patteriventtiilien ja termostaattien toimivuus ja patteriverkoston säätölaitteen toimivuus tarkastetaan. Samoin tarkastetaan käyttöveden säätölaitteen toimivuus ja tarkkaillaan tuuletusviemäreiden toimivuus.

Osakkaille tiedotetaan lähestyvästä yhtiökokouksesta ja yhtiön taloustilanteesta.

Tiedot asuntoyhteisön ja osakkaan verotusta varten jätetään verottajalle ja asuntoyhteisön veroilmoitus jätetään tammikuun loppuun mennessä.

Helmikuun hallituksen tilinpäätöskokouksessa käsitellään tulevassa yhtiökokouksessa käsiteltävät ja päätettävät asiat, kuten tilinpäätös, toimintakertomus, talousarvio, selvitys tehdyistä kunnossapito- ja muutostöistä sekä kunnossapitotarveselvitys.

Helmikuussa seurataan edelleen lumikuormaa ja jääpuikkojen muodostumista sekä huolehditaan lumitöistä ja liukkauden torjunnasta.

112 -päivä toimii hyvänä muistuttajana kiinteistön turvallisuuden, kuten alkusammutuskaluston ja palovaroittimien kunnon tarkastamiseen. Myös kosteiden tilojen, kuten taloyhtiön sauna tarkastetaan. 

Taloyhtiön yhtiökokous pidetään Kiinteistöliiton suosituksen mukaan maaliskuussa.

Kevään alkaessa kannattaa tarkkailla sadevesikaivoja ja rännien lämmityksiä jäätymisriskin vuoksi. Lumi- ja liukkauden torjuntatyöt yleensä jatkuvat, samoin kuin lumikuorman ja jääpuikkojen seuranta.

Taloyhtiön kellokytkimet siirretään kesäaikaan ja tarkastetaan vesi- ja viemärikalusteiden sekä Sulku- ja säätöventtiilien kunto.  Selvitetään ja vertaillaan veden, lämmön ja sähkön kulutuksia.

Uusi hallitus järjestäytyy huhtikuussa. Hallitukselle laaditaan työjärjestys sekä työ- ja kokoussuunnitelma kuluvalle kaudelle sekä sovitaan mm. hallituksen ja isännöitsijän tehtävistä ja vastuunjaosta. Uusi hallitus päivitetään kaupparekisteriin ja Kiinteistöliiton jäsenrekisteriin.

Aloitetaan yhtiökokouksen päätösten mukaiset toimenpiteet, kuten valitaan mahdolliset korjaus- ja ylläpitotoimenpiteet ja kilpailutetaan urakoiden tekijät.

Taloyhtiön pihan kevättöihin kuuluvat mm. puiden ja pensaiden leikkaaminen. Ajoluiskien, räystäiden sekä kattokaivojen sulatukset voidaan ottaa jo pois päältä.

Kiinteistön ilmanvaihto ja lämmöntalteenotto tarkistetaan sekä puhdistetaan ilmanvaihto- ja raitisilmaventtiilit. Samoin tarkistetaan ikkunoiden ulkoilmaventtiilit ja lämmitysjärjestelmien toiminta.  

Tiedotetaan osakkaita uudesta hallituksesta sekä yhtiökokouksen päätöksistä ja niiden toteutusaikatauluista.

Toukokuussa taloyhtiön hallitus käy läpi taloyhtiön merkittävimpien sopimusten, kuten isännöinti-, huolto- ja siivoussopimusten, tilanteen ja kilpailutustarpeet.

Taloyhtiöiden kevättalkoot järjestetään viimeistään toukokuun aikana. Hallitus ja isännöitsijä sopivat talkoiden tiedotuksesta ja käytännön toteutuksesta.

Tarkistetaan talven aiheuttamat mahdolliset vauriot kiinteistön pihalle ja katolle sekä tehdään pihan kevättyöt, kuten haravoidaan ja istutetaan kukat. Tarkistetaan ja puhdistetaan syöksytorvet, sadevesikaivot, kattokaivot, rännit ja vesikourut.  

Kiinteistön paisuntajärjestelmä, patteriverkosto ja käyttöveden säätölaitteet ja putkisto, mahdolliset kylmäjärjestelmät ja lauhduttimet tarkistetaan. Samoin tarkistetaan mm. ulko-ovet ja lukitukset.

Seurataan korjaushankkeiden etenemistä ja sovitaan kesälomien varamiehityksistä. Leikataan pihan nurmikkoa ja hoidetaan istutuksia.

Varmistetaan, että lämmitys on suljettu kesäksi ja tarkkaillaan käyttöveden lämmönsiirtimen, automatiikan, pumppujen ja venttiilien toimintaa ja huolehditaan käyttöveden oikeasta paineesta.

Informoidaan osakkaita isännöinnin ja kiinteistöhuollon palveluajoista kesäaikana.

Jollei taloyhtiössä ole käynnissä merkittäviä remontteja, on heinäkuu usein melko hiljainen.

Normaalit kesäkauden pihatyöt nurmikon leikkuineen ja istutusten hoitoineen jatkuvat. Heinäkuussa voidaan tarkistaa myös salaojajärjestelmät, kaivot ja sadevesijärjestelmä.

Elokuun hallituksessa käydään läpi taloyhtiön taloutta.

Suunnitellaan syystalkoiden ajankohta ja toteutus. Nurmikon leikkausta ja istutusten hoitoa jatketaan ja tarkastetaan ulkovalaistuksen toiminta pimeneviä syysiltoja silmällä pitäen.

Osakkaille tiedotetaan taloyhtiön taloudellisesta tilanteesta sekä yhtiökokouksessa päätettyjen asioiden etenemisestä.

Osakkaille ja asukkaille voidaan lähettää kysely, jolla kartoitetaan heidän ajatuksiaan taloyhtiön kehittämisestä.

Joissain taloyhtiöissä järjestetään myös syksyllä yhtiökokous, jossa valmistellaan seuraavan vuoden talousarvio ja hyväksytään kunnossapitotarveselvitys.

Siirrytään syyslämmitykseen ja tarkistetaan lämmitysjärjestelmän toiminta sekä patteriverkoston säätölaitteen toimivuus.

Jos taloyhtiössä järjestetään syystalkoot, ne suunnitellaan ajoissa etukäteen ja sovitaan työnjaosta.

Mahdollisen osakaskyselyn tulokset käydään läpi ja päivitetään tarvittaessa yhtiön tulevaisuuden strategiaa. Selvitetään, miten tulevien kunnossapitohankkeiden suunnittelu etenee. Tarkistetaan salaojajärjestelmät, kattokaivot, rännit, syöksytorvet jne.  Siirretään kellokytkimet talviaikaan ja tarkistetaan patteriverkoston toimivuus.

Lumen tuloon varaudutaan kattojen lumiesteiden ja kulkusiltojen kunnon tarkistuksella sekä valaistukset. Samoin käydään läpi tulevan talven auraukset, hiekoitukset ja kattolumien tarkkailut ja mahdolliset lumenpudotukset.

Marraskuun paloturvallisuusviikko on hyvä hetki tarkistaa palovaroittimien toiminta ja kiinteistön muu paloturvallisuus.

Mahdollisessa syksyn yhtiökokouksessa keskustellaan kunnossapitotarveselvityksestä ja sen pohjalta tulevien viiden vuoden kunnossapitotarpeesta. Tulevat kunnossapidon toimenpiteen vaikuttavat tuleviin yhtiövastikkeisiin. Usein tarvitaan myös kuntotutkimuksia, jotta tulevaisuuteen osataan varautua.

Tulevan vuoden hallitustyön suunnittelu ja kokouskalenterin laadinta ensi vuodelle aloitetaan joulukuussa. Yhtiön olemassa oleviin sopimuksiin voi mahdollisesti olla tulossa hinnankorotuksia, jotka hallitus joko hyväksyy tai hylkää ja tarvittaessa aloittaa uudet neuvottelut hinnankorotuksista tai uusista sopimuksista. 

Talven pihatöihin kuuluvat lumityöt ja liukkauden poisto. Lisäksi seurataan katon lumikuormaa ja jääpuikkojen muodostumista ja tilataan tarvittaessa lumenpudotusta.

Asukkaita muistutetaan joulunajan jätteiden oikeaoppisesta lajittelusta

Hallituksen kannattaa suunnitella omaa työtään läpi vuoden ja miettiä esimerkiksi asukastiedotuksen kehittämistä, jotta asukkaille viestitään aktiivisesti läpi vuoden.