Teknisen ja toiminnallisen kunnon ylläpitäminen
Isännöinti toimii hallituksen kanssa yhteistyössä taloyhtiölle laaditun strategian ja toimintasuunnitelman mukaisesti.
Kiinteistönhoito
Kun halutusta kiinteistönhoidon palvelutasosta on päätetty, hallitus ja isännöinti sopivat, miten kiinteistönhoito tullaan järjestämään. Lisäksi sovitaan yhdessä laatutavoitteista ja laadunhallinnasta.
Kiinteistönhoitoon liittyy olennaisesti kiinteistön teknisten järjestelmien ja laitteiden toiminnasta huolehtiminen. Lisäksi seurataan mm. energiatehokkuutta, veden kulutusta ja taloudellisuuta. Kiinteistönhoito pitää sisällään kiinteistön siivouksen, ulkoalueiden hoidon, jätehuollon, turva- ja lukitusjärjestelmät sekä muut mahdolliset palvelut.
Isännöinti kilpailuttaa palvelun tarjoajat, vertailee tarjoukset ja solmii kiinteistönhoitosopimuksen hallituksen päätöksen mukaisesti. Isännöinti seuraa tavoitteiden toteutumista ja kehittää hoitosopimusta. Isännöinti laatii myös kiinteistöhoito-ohjelmat, jotka liitetään kiinteistönhoidon sopimusasiakirjoihin. Ohjelmien avulla seurataan ja valvotaan kiinteistönhoidon toteutumista.
Jos kiinteistössä järjestetään esimerkiksi pihatalkoita, isännöinti organisoi talkoot yhdessä hallituksen kanssa.
Kiinteistönhoidon laatu- ja tehtävämäärittely
Laatu- ja tehtävämäärittely on kiinteistönhoidon tehtäväluettelo, jossa määritellään myös haluttu laatutaso. Näitä voidaan hyödyntää tarjouspyynnöissä ja sopimusten liitteinä sekä suunnittelu- ja ohjaustyökaluina kiinteistönhoidossa.
Kulutusseuranta
Energian ja veden kulutusseuranta hoidetaan siten, että isännöinnillä on vähintään kerran kuukaudessa kulutusraportit, joista nähdään lämmön, sähkön ja veden kuukausikulutukset sekä näiden ominaiskulutukset. Kulutuslukemia voidaan verrata tavoitetasoon ja edelliseen vuoteen.
Kiinteistön nykytila ja tulevat korjaustarpeet
Kiinteistön ja sen laitteiden kuntoa seurataan suunnitelmallisesti ja säännöllisesti, jotta voidaan ennakoida tulevaisuuden korjaustarpeita. Isännöinti laatii kiinteistölle vuosikorjausohjelman lisäksi myös pitkän aikavälin kunnossapitosuunnitelman (PTS) kustannusarvioineen ja sen perusteella korjausohjelma.
Kuntoarvio ja kuntotutkimukset
Isännöinti teettää kiinteistön kuntoarviot noin viiden vuoden välein. Ensimmäinen kuntoarvio kannattaa tehdä jo alle kymmenen vuoden ikäiselle kiinteistölle.
Tarvittaessa kuntoarvion ja -tutkimusten tekemisessä hyödynnetään ulkopuolista asiantuntijaa.
Kiinteistön energiatodistus
Rakennusten energiatehokkuutta voidaan vertailla energiatodistusten avulla. Rakennettaessa uutta, on energiatodistus osa rakennuslupaan liittyvää energiaselvitystä. Sitä kysytään myös kiinteistöjen myynnin ja vuokrauksen yhteydessä.
Vuosikorjaukset ja muut korjaustyöt
Vuosikorjaukset perustuvat vuosikorjausohjelmaan ja ovat siten ennalta tiedossa. Isännöinti huolehtii vuosikorjausohjelman mukaisesti vuosikorjausten tilaamisesta ja muusta hallinnoinnista. Isännöinti hoitaa myös pienempien korjaustöiden järjestelyt sekä tarkastukset ja katselmukset.
Isännöinnin vastuulla on arkistoida kaikkiin kiinteistössä tehtyihin muutos- ja korjaustöihin liittyvät asiakirjat.
Kunnossapitotarveselvitys ja korjausohjelma
Yhtiökokouksessa esitellään vuosittain hallituksen kunnossapitotarveselvitys yhtiössä vuoden aikana tehdyistä ja seuraavan viiden vuoden aikana tehtävistä tarpeellisista kunnostuksista.
Isännöinti laatii kuntoarvion perusteella yhtiölle kunnossapitosuunnitelman, jota täydennetään kuntotutkimuksen tuloksilla.
Korjausohjelma on kohteen kunnossa pysymisen pitkän aikavälin suunnitelma. Siinä yhdistyvät kunnossapitosuunnitelma ja vuosikorjaustarpeet. Lisäksi siinä otetaan huomioon perusparannushankkeet ja muutostyöt. Korjausohjelmaa päivitetään kuntokatselmusten avulla.
Huoneistojen vahinkotapahtumat ja muutostyöt
Taloyhtiö on usein vastuussa esimerkiksi vesivuoto- tai lämmityksen rikkoutumisvahingoissa. Tällöin isännöinti tutkii vahinkotilanteen ja järjestää korjauksen. Isännöinti valvoo myös, että osakkaiden huoneistokohtaiset kunnossapito- ja muutostyöt tehdään rakennusta vahingoittamatta.
Taloyhtiön yleiset korjaustarpeet
Ensimmäiset isommat korjaustarpeet taloyhtiöissä ovat ajankohtaisia, kun kiinteistö on 15-20 -vuotias. Perusteellisempia korjauksia kiinteistössä tarvitaan, kun se on noin 40-50 vuoden ikäinen.
Isännöinti huolehtii korjausten lisäksi myös mahdollisten korjausavustusten hakemisesta ja käytöstä. Joissain tehtävissä, kuten esimerkiksi urakan valvonnassa voidaan käyttää ulkopuolisia asiantuntijoita.
Isännöinti dokumentoi ja reklamoi kiinteistössä ja huoneistoissa korjausten takuuaikana esiintyvät virheet ja puutteet sekä huolehtii takuutarkastuksen järjestämisestä. Isännöinti huolehtii myös uusien rakennusten 10-vuotisvastuuseen liittyvien virheiden ja vaatimusten kirjaamisesta ja niiden ilmoittamisesta rakennuttajalle.
