Sähköinen taloushallinto tukee, tehostaa, auttaa liiketoimintaa

Kysymyksiä sähköisestä taloushallinnosta

• Mikä on sähköinen taloushallinto?

  Sähköisellä taloushallinnolla tarkoitetaan kirjanpidon, osto- ja myyntilaskujen, reskontran, arkistoinnin, palkanlaskennan, viranomaisilmoitusten ja talouden seurannan hoitamista keskitetysti sähköisen taloushallinnon ohjelmistolla. Pilvipohjainen sähköisen taloushallinnon ohjelmisto huolehtii myös tietoturvasta ja varmuuskopioinnista.

  Sähköiseen taloushallintoon erikoistuneena tilitoimistona Econia tarjoaa myös kaikki tarvitsemanne oheispalvelut, kuten tulostus- ja skannauspalvelun paperilaskuille, sähköiset viranomaisilmoitukset ja laajat talouskonsultointipalvelut.

  Sähköinen taloushallinto sopii erinomaisesti myös pienyritykselle. 

• Kuinka kauan sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä kestää?

  Sähköisen taloushallinnon järjestelmän käyttäjäksi voi siirtyä todella nopeasti, mutta koko siirtymävaiheen kesto riippuu monesta tekijästä: yrityksen koosta, taloushallinnon automatisaation ja tarvittavan tekoälyn määrästä, pankkiyhteyksistä ja yrityksen toimittajista. Yleensä sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä kestää kokonaisuudessaan n. kahdesta viikosta kahteen kuukauteen. Teemme kanssasi aikataulun ja suunnittelemme siirtymän huolella, jotta vältämme viiveet. Aikaa pitää varata myös koulutukseen ja uuden järjestelmän käytön opetteluun.

• Voiko sähköiseen taloushallintoon siirtyä kesken tilikauden? Miten se tapahtuu?

  Sähköiseen taloushallintoon voi siirtyä kuukauden vaihteessa, myös kesken tilikauden. Joillekin yrityksille siirtymä voi olla helpompaa suunnitella liiketoiminnan kannalta hiljaisempaan aikaan, mikä ei aina ole tilikauden lopussa. Sähköistämistä ei kannata jäädä odottamaan: hyvin suunniteltu käyttöönotto tekee siirtymästä sujuvaa mihin aikaan tahansa.

• Mitä riskejä sähköiseen taloushallintoon liittyy?

  Sähköisen taloushallinnon käyttöönoton ja ohjelmistojen riskit kannattaa kartoittaa huolella yhdessä valitun kumppanin kanssa, jotta ne voidaan välttää.

  Suurimmat riskit ovat käyttöönottovaiheessa, siksi suunnittelemme ja aikataulutamme käyttöönoton huolella. Alkuvaiheessa virheitä tulee, jos yrityksen käyttäjät eivät tutustu järjestelmään tai ohjelmistotoimittaja ei tarjoa riittävää koulutusta ja tukea. Myös testausta tarvitaan ennen käyttöönottoa.  

  Yksi riskeistä on myös se, että valitaan vääränlainen ohjelmisto, joka ei sovi yrityksen tarpeisiin ja arkeen tai vastaa odotuksia. Tarpeet ja ohjelmiston käyttölaajuus pitää ennakoida, jotta valitulla ohjelmalla voidaan hoitaa kaikki toivotut taloushallinnon prosessit ja vaiheet – nyt ja tulevaisuudessa.

• En halua sähköistää heti koko taloushallintoa. Voinko aloittaa sähköistämisen yksittäisestä prosessista?

  Pienyrityksen kannattaa viimeistään nyt siirtyä verkkolaskutukseen. Myös kirjanpidon tositteet kannattaa sähköistää, jotta kaikki kuitit, sopimukset ja muut tositteet löytyvät sähköisinä yhdestä paikasta.

  Isommille yrityksille suosittelemme siirtymistä kokonaan sähköiseen taloushallintoon, jolloin kaikki talouteen liittyvä tieto on reaaliajassa saatavilla sähköisen taloushallinnon ohjelmistossa. Sähköisen taloushallinnon ansiosta yritystoimintaan ja talouteen liittyviin muutoksiin voi reagoida nopeammin ja yhteistyö tilitoimiston kanssa syventyy.

• Mitä sähköinen taloushallinto maksaa? Onko se kalliimpaa kuin perinteinen taloushallinto?

  Sähköisen taloushallinnon hinta riippuu valitusta ohjelmistosta, sähköistämisen laajuudesta ja yrityksen tarpeista. Sähköisessä taloushallinnossa kannattaa maksaa vain niistä ominaisuuksista, joita käyttää.

  On myytti, että sähköinen taloushallinto olisi hinnaltaan aina kalliimpaa kuin perinteinen taloushallinto, sillä sähköistäminen säästää aikaa ja rahaa poistaen monia manuaalisia työvaiheita ja muita ohjelmistoja. Vaikka et näkisi säästöjä heti, ajan kanssa prosessien sähköistäminen maksaa itseään takaisin. Pyydä tarjous myynnistämme, niin voit vertailla kokonaiskustannuksia.

• Voiko yritys kieltäytyä maksamasta muita kuin sähköisiä laskuja vedoten verkkolaskulakiin ja EU:n verkkolaskudirektiiviin?

  Huhtikuussa 2020 voimaantulleen verkkolaskulain perusteella yrityksellä on oikeus vaatia verkkolaskua. Yritys voi myös hylätä muut kuin sähköiset laskut perustuen EU:n verkkolaskudirektiiviin. Sähköpostilla lähetetty lasku ei ole laissa määritelty verkkolasku. Lue aiheesta tarkemmin artikkelissamme. https://econia.com/olethan-varautunut-verkkolaskulakiin/