Econia Whistle
Tietosuojaseloste
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Econia Oy
Y-tunnus: 1054184-7
Postiosoite: Peltotie 20, 28400 ULVILA
Puhelin: 02 6305 300
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Nimi: Katri Randell
Postiosoite: Peltotie 20, 28400 ULVILA
Puhelin: 044 982 8697
Sähköposti: katri.randell@econia.com
3. Rekisterin nimi
Econia Whistle
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Anonyymiin ilmoituskanavaan voi tehdä ilmoituksen antamatta itsestään tietoja, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa. Mikäli ilmoittaja antaa tietonsa tai tekee ilmoituksen toisesta henkilöstä, henkilötietojen käsittelyä tehdään eettisten periaatteiden vastaisen toiminnan tunnistamiseen ja selvittämiseen sekä mahdolliseen viranomaisen esitutkintaan saattamiseen sekä tutkinnan vaiheiden seurantaan.
5. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi sekä rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella.
6. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Ilmoituskanava on tapa valvoa Econian eettisten periaatteiden toteutumista. Ilmoituskanavan kautta on mahdollista saada tärkeää ja systemaattista tietoa mahdollisista väärinkäytösepäilyistä ja -rikkomuksista sekä reagoida niihin ajoissa. Ilmoitusmekanismi on keskeinen osa YK:n yrityksiä ja ihmisoikeuksia ohjaavia periaatteita. Ilmoituskanavan olemassaolo tukee hyvää työnantajamielikuvaa ja yrityskulttuuria mahdollistamalla työntekijöille kanavan tuoda esiin epäkohtia ja epäilyksiä.
7. Käsiteltävät henkilötiedot
Econia kerää vain välttämättömiä henkilötietoja tapauksen tutkimista varten. Näitä ovat perustiedot, mikäli henkilö antaa nämä ilmoituskanavan kautta. Tällaisia tietoja ovat muun muassa nimi, puhelinnumero tai sähköposti.
Tietoja voivat olla myös tapaukseen liittyvät mahdollisesti ilmoituksen kohteena olevan henkilön tiedot esimerkiksi nimi ja asema yrityksessä.
8. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Tietolähteenä toimii anonyymi verkossa toimiva ilmoituskanavapalvelu ja siihen kytkeytyvä puhelinpalvelu.
9. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Mikäli anonyymi ilmoitus edellyttää tarkempaa selvittämistä ja ilmoituksessa on annettu henkilön tietoja, henkilötietoja voidaan luovuttaa organisaation nimetyille sisäisestä tutkinnasta vastaaville tahoille.
Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
10. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
11. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Lähtökohtaisesti ilmoituksia ja mahdollisesti ilmoitukseen liittyviä henkilötietoja säilytetään 2 vuotta tutkinnan päättymisen jälkeen. Mikäli asia etenee tuomioistuimeen ja käsittely tuomioistuimessa edellyttää pidempää säilytysaikaa, säilytetään tietoja oikeuskäsittelyn edellyttämän ajan. Aiheettomat ilmoitukset anonymisoidaan välittömästi, mikäli ilmoituksessa on annettu henkilötietoja.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Oikeus käsittelyn vastustamiseen
• Oikeus saada ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
13. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
14. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. EconiaWhistle ei tallenna IP-osoitteita tai muita tietoja, joilla voisi tunnistaa ilmoituksen lähettäjän. Kaikki raportit ovat salattuja ja vain nimetyt henkilöt voivat purkaa salauksen. Pääsyä ilmoituksiin on rajoitettu ja ilmoitusten käsittelijöillä on salassapitovelvollisuus.